Auftragsverarbeitungsvertrag

Fassung vom 23. September 2026.

Dieser Vertrag nach Art. 28 DSGVO und Art. 9 DSG gilt zwischen

Ihnen als Verantwortlichem, mit den beim Vertragsschluss angegebenen Daten («Verantwortlicher»), und

PDQ Company IT-Consulting GmbH, Dammstrasse 16, 6300 Zug, Schweiz, CHE-113.654.513, als Auftragsverarbeiterin («Auftragsverarbeiterin»).

Dieser Vertrag kommt mit dem Abschluss des Abonnements zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustande (AGB Ziffer 11). Geschäftskunden bestätigen ihn im Bestellvorgang ausdrücklich. Er wird in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO); einer Unterschrift bedarf es nicht. Auf Anfrage an datenschutz@postmi.ch stellen wir eine unterzeichnete Ausfertigung aus.

Massgebend ist die bei Vertragsschluss geltende Fassung. Frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

1. Gegenstand, Dauer und Rollen

1.1 Wir erbringen für Sie den Dienst Postmi nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen («Hauptvertrag»). Dabei verarbeiten wir Personendaten in Ihrem Auftrag. Dieser Vertrag regelt diese Verarbeitung.

1.2 Sie sind Verantwortlicher für die Daten, die Sie in Postmi einbringen oder die wir auf Ihre Weisung aus Ihren Quellen erheben. Dazu gehören insbesondere Personen, die auf hochgeladenen Fotos erkennbar sind, Angaben über Ihre Kundschaft und Inhalte Ihrer Website. Wir sind insoweit Auftragsverarbeiterin.

1.3 Für unsere eigene Kundenbeziehung mit Ihnen, also Konto, Rechnung, Zugriffsprotokolle und Missbrauchsschutz, sind wir selbst Verantwortliche. Dafür gilt nicht dieser Vertrag, sondern unsere Datenschutzerklärung.

1.4 Dieser Vertrag läuft, solange der Hauptvertrag läuft, und endet mit ihm. Die Pflichten aus Ziffer 9 bestehen über das Ende hinaus.

2. Art, Zweck und Umfang

Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten der Personendaten und die Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Anhang I.

3. Weisungen

3.1 Wir verarbeiten die Daten ausschliesslich auf Ihre dokumentierte Weisung, auch in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer. Der Hauptvertrag, dieser Vertrag einschliesslich der Übermittlungen an die Unterauftragsverarbeiter nach Anhang III und Ihre Eingaben und Einstellungen im Produkt gelten als Ihre Weisung.

3.2 Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir Ihnen das mit. Wir dürfen die Ausführung aussetzen, bis Sie sie bestätigen oder ändern.

3.3 Sind wir zu einer Verarbeitung durch Recht verpflichtet, dem wir unterliegen, teilen wir Ihnen das vorher mit, soweit dieses Recht die Mitteilung nicht verbietet.

3.4 Ihre Zusicherungen. Sie sichern zu, dass Sie die Daten, die Sie in Postmi einbringen, rechtmässig erhoben haben und rechtmässig zur Verarbeitung durch uns übermitteln dürfen, und dass Ihre Weisungen mit dem anwendbaren Datenschutzrecht vereinbar sind.

3.5 Bilder mit erkennbaren Personen. Laden Sie Fotos hoch, auf denen Personen erkennbar sind, sichern Sie zu, dass Ihnen deren Einwilligung in die Verarbeitung und die Veröffentlichung vorliegt. Das gilt für Mitarbeitende ebenso wie für Kundschaft und Dritte. Wir prüfen das nicht und können es nicht prüfen.

3.6 Besonders schützenswerte Personendaten bringen Sie nicht in das Produkt ein. Ist das im Einzelfall unvermeidbar, teilen Sie es uns vorher mit, damit die Massnahmen nach Ziffer 5 darauf geprüft werden können.

3.7 Keine Nutzung für eigene Zwecke, kein Training. Wir verarbeiten die Personendaten aus Ihrem Auftrag nicht für eigene Zwecke. Wir geben sie an niemanden weiter ausser an die Unterauftragsverarbeiter nach Ziffer 6 und an die Plattformen, die Sie selbst verbunden haben. Wir verwenden sie nicht zum Training von Systemen künstlicher Intelligenz, und nach den Bedingungen der eingesetzten Anbieter für deren Programmierschnittstellen verwenden auch diese die übermittelten Inhalte nicht dafür. Unberührt bleiben rein statistische, zusammengefasste Auswertungen ohne Personenbezug, die keine Rückschlüsse auf Sie oder auf betroffene Personen zulassen.

4. Vertraulichkeit

Wir verpflichten die Personen, die Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Der Zugang ist auf die Personen beschränkt, die ihn für die Leistungserbringung benötigen.

5. Technische und organisatorische Massnahmen

5.1 Wir treffen die Massnahmen nach Art. 32 DSGVO und Art. 8 DSG. Sie sind in Anhang II beschrieben.

5.2 Wir dürfen die Massnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

6. Unterauftragsverarbeiter

6.1 Sie erteilen uns die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses eingesetzten sind in Anhang III aufgeführt.

6.2 Wechsel oder Hinzunahme teilen wir Ihnen vorgängig per E-Mail an die Kontaktadresse Ihres Kontos mit. Sie können innert 14 Tagen nach der Mitteilung aus einem wichtigen, datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Bleibt der Widerspruch bestehen und lässt sich keine Lösung finden, können Sie den Hauptvertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen; bereits bezahlte Entgelte für die Zeit danach erstatten wir anteilig.

6.3 Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht, und haften für ihn wie für eigenes Handeln.

7. Betroffenenrechte

7.1 Wendet sich eine betroffene Person mit einem Auskunfts-, Berichtigungs-, Lösch- oder sonstigen Begehren direkt an uns und betrifft es Daten, für die Sie verantwortlich sind, leiten wir sie unverzüglich an Sie weiter und beantworten sie nicht selbst.

7.2 Wir unterstützen Sie mit geeigneten Mitteln dabei, Ihren Pflichten nachzukommen. Das Produkt selbst enthält dafür Funktionen: Sie können Ihre Inhalte einsehen, ändern und löschen und Ihr Konto samt aller Daten selbst löschen. Unterstützung, die über diese Funktionen hinausgeht, können wir nach Aufwand zu angemessenen Sätzen verrechnen, sofern wir das vorher ankündigen und die Anfrage nicht auf einen Verstoss unsererseits zurückgeht.

8. Unterstützung, Meldungen, Folgenabschätzung

8.1 Wir melden Ihnen eine Verletzung des Schutzes von Personendaten unverzüglich nach Kenntnis, mit den uns bekannten Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, und ergänzen sie, sobald weitere Einzelheiten vorliegen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde innert 72 Stunden obliegt Ihnen; unsere Meldung ist so rechtzeitig, dass Sie diese Frist einhalten können.

8.2 Wir unterstützen Sie in angemessenem Umfang bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und einer allfälligen vorherigen Konsultation.

9. Löschung und Rückgabe

9.1 Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen. Mit der Löschung werden alle Sitzungen sofort beendet, die Veröffentlichung eingestellt und laufende Anzeigen angehalten. Es besteht eine Rückholfrist von 30 Tagen.

9.2 Nach Ablauf der Rückholfrist löschen wir alle Datenbankeinträge Ihres Mandanten, alle Dateien Ihrer Marke im Medienspeicher und den zugehörigen Demo-Eintrag; verbundene Konten werden beim Publikationsdienst getrennt. Die Löschung wird protokolliert. Bei den KI-Anbietern werden übermittelte Inhalte nach den Fristen gelöscht, die deren Bedingungen für die Programmierschnittstellen festlegen. Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Rotation überschrieben.

9.3 Vom Löschen ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter aufbewahren müssen, sowie der Löschprotokolleintrag selbst. Dieser enthält keine Inhalte, sondern hält fest, was entfernt wurde.

9.4 Eine Kopie Ihrer Inhalte stellen wir Ihnen auf Verlangen vor der Löschung in einem gängigen Format zur Verfügung.

10. Nachweise und Überprüfung

10.1 Wir weisen die Einhaltung dieses Vertrags auf Ihre Anfrage in Textform nach, in der Regel durch die Beschreibung in Anhang II und durch Auskunft zu konkreten Fragen.

10.2 Genügt der Nachweis nach 10.1 nicht, können Sie höchstens einmal jährlich eine Überprüfung verlangen, angekündigt mit mindestens 30 Tagen Frist, während der Geschäftszeiten und ohne den Betrieb unangemessen zu stören. Bei begründetem Verdacht auf eine Verletzung gilt die zeitliche Beschränkung nicht.

10.3 Die Überprüfung führen Sie selbst oder eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Prüferin durch, die nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zu uns steht. Sie darf keine Daten anderer Kunden offenlegen.

10.4 Die Kosten einer Überprüfung tragen Sie, ebenso unseren angemessenen internen Aufwand. Ergibt die Überprüfung eine wesentliche Verletzung dieses Vertrags durch uns, tragen wir die Kosten.

11. Übermittlung in Drittländer

11.1 Ein Teil der in Anhang III genannten Unterauftragsverarbeiter sitzt ausserhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den Vereinigten Staaten.

11.2 Solche Übermittlungen stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und dessen Schweizer Erweiterung, soweit der Empfänger zertifiziert ist, sonst auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in Verbindung mit ergänzenden Massnahmen.

11.3 Für Übermittlungen aus der Schweiz gelten zusätzlich die Anforderungen des DSG und die Länderliste des Bundesrats; Standardvertragsklauseln werden dafür mit den vom EDÖB anerkannten Anpassungen verwendet.

12. Haftung

Es gilt die Haftungsregelung des Hauptvertrags. Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag dem Hauptvertrag vor, soweit es um die Verarbeitung von Personendaten in Ihrem Auftrag geht.

13.2 Änderungen bedürfen der Textform. Wir können diesen Vertrag anpassen; massgebend bleibt für einen laufenden Vertrag die Fassung bei Vertragsschluss, soweit eine Änderung Ihre Rechte einschränken würde. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie vorab.

13.3 Ansprechstellen. Für alle Fragen zu diesem Vertrag erreichen Sie uns unter datenschutz@postmi.ch. Ihre eigene Ansprechstelle ist die Kontaktadresse Ihres Kontos; an diese Adresse richten wir Mitteilungen nach den Ziffern 6.2 und 8.1. Halten Sie diese Adresse aktuell und hinterlegen Sie, wenn Sie eine eigene Datenschutz-Ansprechstelle haben, deren Adresse unter datenschutz@postmi.ch.

13.4 Salvatorische Klausel. Ist eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam, bleiben die übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt, was ihrem Zweck datenschutzrechtlich am nächsten kommt.

13.5 Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Zug, Schweiz. Zwingende Zuständigkeiten bleiben vorbehalten.

Anhang I: Beschreibung der Verarbeitung

Gegenstand
Erbringung des Dienstes Postmi: Auslesen der Website des Verantwortlichen, Ableitung eines Markenprofils, Erzeugung von Beitragstexten und Bildern, Planung und Veröffentlichung freigegebener Beiträge auf den vom Verantwortlichen verbundenen Kanälen.

Dauer
Für die Laufzeit des Hauptvertrags, zuzüglich der Rückholfrist nach Ziffer 9.

Art und Zweck
Erheben, Speichern, Auslesen, Auswerten durch Systeme künstlicher Intelligenz, Verändern, Erzeugen, Übermitteln an die vom Verantwortlichen verbundenen Plattformen, Löschen.

Arten von Personendaten

Kategorien betroffener Personen
Mitarbeitende des Verantwortlichen; dessen Kundschaft und Geschäftspartner; Personen, die auf hochgeladenen Fotos erkennbar sind; Personen, die auf der Website des Verantwortlichen genannt werden.

Besondere Kategorien von Personendaten
Nicht vorgesehen. Der Verantwortliche stellt sicher, dass er keine besonders schützenswerten Personendaten in das Produkt einbringt. Bilder können allerdings Rückschlüsse zulassen; der Verantwortliche prüft vor dem Upload, ob eine Einwilligung der abgebildeten Personen vorliegt.

Anhang II: Technische und organisatorische Massnahmen

Stand 23. September 2026

1. Verschlüsselung und Pseudonymisierung

1.1 Sämtliche Verbindungen werden mittels TLS verschlüsselt. Die Produktivumgebung ist so konfiguriert, dass sie unverschlüsselte Verbindungen nicht zulässt; HTTP Strict Transport Security ist für zwei Jahre gesetzt.

1.2 Zugangsdaten zu den Kanälen des Verantwortlichen werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.

1.3 IP-Adressen werden für Missbrauchsbegrenzungen ausschliesslich als nicht umkehrbarer, mit einem serverseitigen Schlüssel gebildeter Hashwert gespeichert.

1.4 Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über zeitlich befristete Einmallinks. Zahlungskartendaten werden nicht in den Systemen der Auftragsverarbeiterin gespeichert.

2. Vertraulichkeit

2.1 Die Daten verschiedener Verantwortlicher sind logisch getrennt. Jeder Datensatz mit Kundeninhalten ist einem Mandanten zugeordnet; jede Abfrage wird serverseitig auf den Mandanten der angemeldeten Person beschränkt.

2.2 Administrative Zugriffe sind auf namentlich freigegebene Personen beschränkt. Jeder administrative Zugriff auf Kundendaten wird vor der Herausgabe der Daten protokolliert (Person, Handlung, betroffener Mandant, Einzelheiten).

2.3 Mediendateien werden in nicht öffentlichen Speicherbereichen abgelegt und sind nur über signierte, eine Stunde gültige Links abrufbar.

2.4 Eine Content Security Policy beschränkt die im Browser ladbaren und ausführbaren Ressourcen.

2.5 Alle Personen mit Zugang zu Personendaten sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

3. Integrität

3.1 Veröffentlichungsvorgänge sind gegen doppelte Ausführung gesichert.

3.2 Entwürfe mit unbestätigten Tatsachenbehauptungen können weder freigegeben noch geplant noch veröffentlicht werden, bevor der Verantwortliche sie bestätigt hat. Die Sperre ist an drei voneinander unabhängigen Stellen umgesetzt.

3.3 Statusänderungen von Beiträgen folgen festgelegten Übergängen und werden protokolliert.

4. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

4.1 Aufrufe externer Dienste erfolgen mit Zeitbegrenzung und begrenzter Wiederholung; nicht wiederholbare Schreibvorgänge werden nicht automatisch wiederholt.

4.2 Die gleichzeitige Verarbeitung ist begrenzt, um die Stabilität bei Lastspitzen zu gewährleisten.

4.3 Mehrstufige Nutzungsbegrenzungen schützen vor Missbrauch, insbesondere für Demo-Aufrufe, Anmeldelinks und die Erzeugung von Inhalten.

4.4 Datenbank und Medienspeicher werden auf verwalteten Plattformen mit automatischer Datensicherung betrieben. Häufigkeit und Aufbewahrungsdauer der Sicherungen sowie das Datum des letzten Wiederherstellungstests teilt die Auftragsverarbeiterin auf Anfrage an datenschutz@postmi.ch mit.

4.5 Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesichert.

5. Umgang mit Verletzungen des Schutzes von Personendaten

5.1 Die Auftragsverarbeiterin verfügt über ein schriftliches Verfahren zum Umgang mit Verletzungen des Schutzes von Personendaten. Es legt die Meldewege, eine verantwortliche Person und deren Stellvertretung fest.

5.2 Über das Vorliegen einer Verletzung wird innert vier Stunden nach Kenntnis entschieden. Betroffene Verantwortliche werden innert 24 Stunden nach diesem Entscheid informiert (Ziffer 8.1 des Vertrags).

5.3 Jede Verletzung wird unabhängig von einer Meldepflicht dokumentiert.

6. Überprüfung und Weiterentwicklung

6.1 Vor jeder Auslieferung neuer Softwarestände laufen automatisierte Prüfungen (Typprüfung, Komponententests, End-to-End-Tests).

6.2 Die Geschäftsleitung überprüft diese Massnahmen jährlich und passt sie bei Bedarf an. Die Überprüfung wird dokumentiert.

Anhang III: Unterauftragsverarbeiter

Stand 23. September 2026

DPF steht für das EU-US Data Privacy Framework und dessen Schweizer Entsprechung (Swiss-US Data Privacy Framework).